Belgische Herder Club Nederland - Logo

Notulen Buitengewone ALV januari 2019

 
Notulen Buitengewone ALV 19 januari 2019.
Voorwoord van de dagvoorzitter voor de aanvang van de BALV vergadering van de BHCN van 19 januari 2019 gehouden in Zalencentrum de Bongerd, Flessestraat 54 te Heteren. Aanvang 13.15 uur.
 
De organisatie van deze vergadering is ontstaan uit het verzoek van een aantal leden die volgens art.35 van de statuten met de vereiste ondertekenaars een BALV vergadering hebben aangevraagd omdat het zittende bestuur “IN GEBREKE” is gebleven en zich niet aan de statuten heeft gehouden.
De ondertekenaars zijn door de Raad van Beheer in het gelijk  gesteld om deze vergadering te houden.
Ze hebben gekozen voor een dagvoorzitter Mevr. A. van der Wolf-Thijssen en een notulist de heer W. van der Wolf.
Ik heb deze uitnodiging geaccepteerd uit liefde voor de hond in het algemeen en ook omdat de BHCN een vereniging is van ca 200 leden die heel belangrijk is voor haar leden. Deze vereniging bestaat volgend jaar 10 jaar en moet blijven bestaan.
 
    1. Opening.
De dagvoorzitter opent om ca.13.30 uur deze vergadering en verwelkomt de aanwezigen.
Deze vergadering is tot stand gekomen om de ongeregeldheden die zijn ontstaan door het niet in acht nemen van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement recht te trekken en weer met een schone lei te beginnen.
De dagvoorzitter verzoekt de aanwezigen elkaar met respect te behandelen en zich te houden aan de orde van de vergadering (art 11). We kunnen wel allemaal tegelijk zingen maar niet allemaal tegelijk praten.
De dagvoorzitter wordt diverse keren geïnterrumpeerd door de heer Berry Meulenbroeks en de heer Hans Jansen over het feit er machtigingen dienen te worden aangenomen volgens het Burgerlijk Wetboek art. 38.
Antwoord: de Statuten en Huishoudelijk Reglement van de BHCN voorzien hierin niet, dus er worden geen machtigingen geaccepteerd.
Zou dit wel in de Statuten en Huishoudelijk Reglement hebben gestaan dan zouden de machtigingen met waarborgen omkleed moeten zijn. Ze zouden van tevoren bij aanvang van de vergadering aangeboden moeten worden aan de voorzitter, waarbij er ook controle had moeten plaatsvinden op de ledenlijst met vermelding waarvoor er werd gemachtigd. Bovendien was de ledenlijst niet aanwezig.
De twee  blijven interrumperen en trachten de vergadering te verstoren waarop de dagvoorzitter  hen mededeelde dat ze hiermee op moesten houden, anders zou ze art. 11 Reglement van Orde in werking laten treden en ze uit de zaal laten verwijderen.
Tevens werd  de dagvoorzitter aangesproken op het feit dat ze niet “onafhankelijk” zou zijn, wat onjuist is.
Er wordt  in de statuten niet gesproken over een onafhankelijke of afhankelijke dagvoorzitter. Ik doe deze job alleen voor het welzijn van de honden en de rasvereniging.
De ledenlijst was bij aanvang van de vergadering niet aanwezig.
Er werd gewerkt met een handtekeninglijst. Op deze lijst hadden 27 mensen getekend, waarvan 5 mensen geen lid van de BHCN waren.
Op de ledenlijst die door de heer Berry Meulenbroeks  aan mij ter hand werd gesteld in het begin van de vergadering hadden 15 leden getekend. Geconstateerd werd dat er dubbel getekend was op beide lijsten en dat er mensen op de ledenlijst hadden getekend die niet aanwezig waren.
De dagvoorzitter heeft de leden in de zaal verzocht of zij er bezwaar tegen hadden dat er 5 introducees aanwezig waren. Geen bezwaar. Deze zogenaamde introducees hebben toestemming deze vergadering bij te wonen als toehoorders. Deze niet leden mogen niet aan de stemming deelnemen.
De heer Berry Meulenbroeks was de enige die niet akkoord ging met de introducees.
Afwezig met afmelding: Pamela Runderkamp (wegens operatie), Monique en Theo Bastiaansen, Ellen Piepers-Janse.
 
    2. Ingekomen stukken
Brief van Mevr. Claudia Jansen dat zij opstapt als (vice) voorzitter wegens gezondheidsredenen.
Brief van de heer Berry Meulenbroeks dat hij tijdens de vergadering zal aftreden als secretaris.
Hij geeft tevens aan  dat de overige bestuursleden ook opstappen.
De  bestuursleden Randy en Sandra zijn door mij aangeschreven om te bevestigen dat zij opstappen. Indien zij geen antwoord zouden geven wordt aangenomen dat de opzegging juist is.
De ex-secretaris geloof ik op zijn woord maar hij heeft niet het recht namens een ander op te zeggen
Brief van  Mevr. Pamela Runderkamp, waarmee zij uitleg geeft over de afgelopen periode dat zij als bestuurslid verbonden was aan de vereniging. Deze brief zal ik overhandigen aan het nieuwe bestuur.  Als dagvoorzitter kan ik hier inhoudelijk niet op ingaan.
Jaarverslag 2018
Het jaarverslag 2018 wordt behandeld als ingekomen stuk. Het is niet getekend door het bestuur en wordt daarom verschoven naar de eerstvolgende ALV vergadering. (art 9 HH geen onderwerp van beraadslaging) Gaat naar de volgende ALV na goedgekeurd te zijn door het nieuwe bestuur.

    3. Verslag van de ALV vergadering van 2018.
De naam van Pauline stond verkeerd, die werd aangepast.
Verder waren er geen inhoudelijke aanmerkingen.  De heer Berry Meulenbroeks had problemen met de publicatie.
De heren Rietkerk en Hermans verzochten de heer Meulenbroeks niet steeds de vergadering te interrumperen en zich respectabel te gedragen. Er zijn  ook een aantal leden die ongenuanceerde uitroepen doen die niet terzake zijn.
Vervolgens werd het verslag aangenomen en goedgekeurd en  door de  afgetreden voorzitter en secretaris getekend. Ik zal het aan de nieuwe secretaris ter hand stellen.
4.   Verslag van de kascommissie en het advies inzake de bestedingen en de opmerkingen.
Deze vergadering is mede tot stand gekomen omdat de begroting 2018 niet is goedgekeurd. De kascie heeft de stukken niet  kunnen controleren omdat deze niet werden afgestaan door de secretaris daarom verwijs ik de kascontrole naar de volgende ALV. De heer  Berry Meulenbroeks zegt dat hij de stukken niet kon afstaan in verband met de bepalingen van de AVG. Dit klopt niet. De leden  van de kascie zijn geen derden en het overhandigen dient het algemeen belang. 
De kascie brengt toch advies uit over de stukken die ter beschikking waren en geeft adviezen voor de nieuwe penningmeester. Het verslag werd voorgelezen door de heer Hermans en wordt ter hand gesteld aan de nieuw gekozen secretaris. Dit verslag zal bij een volgende ALV wellicht ter inzage worden gelegd.
De dagvoorzitter merkt het volgende op. De jaarstukken tot en met 2016/2017 zijn goedgekeurd door de leden en er is decharge verleend aan het bestuur. Desondanks zijn er geruchten dat  Mevr. Van Deijl de vereniging eventueel heeft benadeeld i.v.m. de kosten van haar website die door Internet Today is afgeboekt van de rekening van de BHCN. In de voorafgaande jaren is  niet gebleken dat de club is benadeeld en over 2017 en 2018 zijn er bewijzen dat het geld is teruggestort in de kas van de vereniging. De dagvoorzitter verzoekt degenen die deze praatjes rondstrooien en de goede naam van Mevr. Van Deijl bezoedelen ermee op te houden. Doen zij dat niet dan kunnen zij een advocaat verwachten.
Hierna kunnen de leden hun vragen stellen als agendapunt 5 aan de orde is.

    5 Jaarstukken 2017 en 2018.
De jaarstukken 2017 zijn afgesloten.
Zoals de dagvoorzitter al mededeelde zijn er geen boeken overhandigd, zodat deze controle wordt behandeld in de komende ALV-vergadering.
Wie heeft een vraag of opmerking over 2018? Niemand heeft een vraag.
 
    6 Bespreking van de geldelijke afspraken die gedaan zijn door het afgetreden bestuur.
Welke geldelijke afspraken zijn gedaan door het   afgetreden bestuur.
Gelezen op de website van de BHCN:
Op 14 april a.s. JH-dag (inmiddels geannuleerd) Wat is hiervoor geregeld?
Berry Meulenbroeks antwoordt dat er geen locatie is vastgelegd en er  was nog geen keurmeester geregeld.
Op 15 juni KCM . Wat is hiervoor geregeld? Locatie vastgelegd? Keurmeester uitgenodigd uit Frankrijk?
De dagvoorzitter geeft hierbij het woord aan de ex-secretaris de heer Meulenbroeks.
De heer Tom Roosen  zou geïnteresseerd zijn en de locatie is afgezegd.
De keurmeester uit Frankrijk is gevraagd of ze geïnteresseerd was. De locatie is afgezegd.
Mevr. Pauline Stern-Hanf antwoordde dat als aan deze keurmeester zoiets wordt gevraagd dat zij dit in de agenda noteert en de datum voor een andere aanvraag blokkeert.
    7 Begroting voor het jaar 2019.
Er is een concept-begroting gemaakt door enkele leden omdat er voortgang moet plaatsvinden door betaling van rekeningen enz.
De definitieve begroting wordt in de volgende ALV behandeld.
Deze begroting was nodig om voortgang van betaling van rekening te doen plaatsvinden.
Mevr. Ellen Verbakel en de heer Berry Meulenbroeks vragen naar de uitgaven m.b.t de mails voor de nieuwsbrieven.
Mevr. Van Deijl heeft dit gevraagd aan de heer  Berry  Meulenbroeks ( maar geen antwoord ontvangen) omdat slechts 1 x per maand het toegestane aantal kan worden gebruikt en dit was niet voldoende als er meerdere berichten naar de leden moesten worden verzonden. Daarom is het aantal verhoogd. Mevr. Van Deijl heeft zelf deze post betaald.
 
8. Verkiezing kascommissie voor het jaar 2019
De dagvoorzitter verzoekt  de heer Peter Hermans en Mevr. Ylona  van Zanten aan te blijven als kascie-lid en zou graag nog een reservelid willen hebben
Beiden kunnen aanblijven volgens de geraadpleegde  kasciegids en als reserve biedt zich aan de heer Everts.

    9. Verkiezing stemcommissie.
Er zijn twee stemcie-leden nodig om de stemmen te tellen, dit mogen geen ex-bestuursleden zijn en ook geen leden die zich willen aanmelden voor het bestuur.
De stemcie bestaat uit: Mevr. Ylona van Zanten en  Mevr.Petra Colijn .
 
10. Verkiezing bestuursleden:
Er zijn vacatures ontstaan te weten: voorzitter, secretaris en penningmeester. Er kan ingevolge het bepaalde bij art. 18 door 10 leden een voordracht worden gedaan voor een bestuurslid. Deze voordracht moet een week van tevoren aanwezig zijn, schriftelijk of per mail. Ook is het mogelijk dat leden zich staande vergadering verkiesbaar te stellen. Wij kiezen ervoor dat de bestuursleden in functie worden gekozen.
Aan bestuursleden/ vrijwilligers worden eisen gesteld. Ze zijn wel vrijwilligers maar hebben een taak uit te voeren en over kwaliteit en deskundigheid te beschikken. Het is gewenst dat de voorzitter een kynologisch inzicht heeft en een bindende factor is en boven de partijen staat.
Ik kan u mededelen dat de heer Paul Vloemans zich beschikbaar heeft gesteld als voorzitter.
Voordat we verder gaan met de verkiezing last de dagvoorzitter op verzoek van de leden een korte PAUZE in, zodat deze verder met elkaar kunt overleggen over het beschikbaar stellen voor het bestuur. Na de vermelding dat de heer Vloemans zich beschikbaar heeft gesteld kan men misschien denken over een bestuursfunctie.
Er hebben zich inmiddels ook leden opgegeven voor verschillende andere werkzaamheden zoals: webmaster, evenementen, nieuwsbrief en ledenadministratie.
Wij hebben hier een lijst liggen waarop u zich kunt aanmelden voor dergelijke zaken.
De dagvoorzitter merkt hierbij op dat het nieuwe bestuur de COMMISSIES instelt en heel blij zal zijn met het aanbod.
Er hebben zich leden aangemeld voor de commissies. Deze lijst is ter hand gesteld aan de nieuwe voorzitter.
We gaan nu verder met de verkiezing van de bestuursleden.

Vervolg agendapunt 10.
De dagvoorzitter verzoekt de leden volgens het bepaalde in art 17.lid 3
zich staande vergadering beschikbaar te stellen als kandidaat voor de volgende functies:
VOORZITTER: Paul Vloemans, heeft ruime bestuurlijke ervaring.
SECRETARIS; mevr.  Els Groothuizen, heeft ruime ervaring in het verenigingsleven.
PENNINGMEESTER: Angelica Kwakernaat, heeft eigen bedrijf en bestuurlijke ervaring
Mevr. Ellen Verbakel,  ex-penningmeester a.i.
ALGEMEEN BESTUURSLID: Het is aan het bestuur te bepalen welke taak deze krijgt.
Uitgedeelde stembriefjes: 31 stuks aan stemgerechtgde leden aanwezig bij de vergadering.
De stemcie gaat de stemmen tellen.
Er is een persoon die de naam van mevr. Ellen Verbakel 2 x op zijn stembriefje heeft gezet. De stemcie heeft dit goedgekeurd.
UITSLAG VERKIEZING:
Voorzitter:  de heer Vloemans 31 stemmen( gekozen)    
Secretaris: Mevr. Els Groothuizen 18 stemmen(gekozen)
Penningmeester: mevr. Angelica Kwakernaat 18 stemmen. (gekozen) Mevr. Ellen Verbakel 14 stemmen (niet gekozen)    
Alg. Bestuurslid: Kaylie Stammis 27 stemmen (gekozen)
Vac. Alg. Bestuurlid: niet vervuld.
De dagvoorzitter feliciteert de BHCN met het nieuwe bestuur en wenst haar veel succes toe met het voortbestaan.

11. Voortbestaan BHCN
aaais als BHCN aan te bevelen 5 bestuursleden te hebben. De overige te vervullen werkzaamheden kunnen worden gedaan door commissies in het leven te roepen. Het is echter noodzakelijk om ten minste 3 bestuursleden te hebben, voorzitter, secretaris en penningmeester te weten “ Het Dagelijks Bestuur”.
Mevr. Ylona van Zanten merkt op dat Nederland te klein is voor 2 verenigingen van Belgen en breekt een lans voor het feit dat samengaan beter zou zijn.
Mevr.Angelica Kwakernaat merkt op dat zijzelf en ook andere mensen bewust zouden kiezen voor de BHCN.
De dagvoorzitter sluit deze discussie omdat dit agendapunt niet ter sprake is omdat er een nieuw bestuur gekozen is. 

    12 .Wat verder tafel komt.
Datum ALV?
De heer Stammis pleit voor een datum. De dagvoorzitter antwoordt dat dit aan het nieuwe bestuur is om een datum te kiezen. 

13.Rondvraag (alleen bestemd voor vragen over agendapunten die onduidelijk zijn geweest) . Nieuwe agendapunten/voorstellen worden in een volgende vergadering behandeld.
De dagvoorzitter heeft vernomen dat de heer Berry Meulenbroeks graag het woord wil hebben. Ik geef hem het woord.
De heer Meulenbroeks bedankt de “oude leden” en doet dit middels een brief die hij voorleest waarin ook diverse negatieve en positieve aantijgingen staan over diverse leden. Hij had nog wel een termijn door willen gaan maar hij had toch besloten bij de komende  ALV te bedanken als bestuurslid wegens verbouwing en te drukke werkzaamheden. Hij bedankt iedereen voor de positieve bedankjes die hij heeft ontvangen en is bereid het nieuwe bestuur te helpen.
De heer Stammis vraag naar een JH-dag en KCM. De dagvoorzitter verwijst naar het nieuwe bestuur.
Mevr. W. van Deijl informeert naar de over te dragen spullen van het secretariaat of dat in orde is. De heer Meulenbroeks draagt de zaken hierna over aan de nieuwe secretaris. 

14.Sluiting
De dagvoorzitter sluit de vergadering om ca. 15.45 en bedankt de aanwezigen voor hun positieve bijdrage en wenst de leden veel succes bij het voortbestaan van de BHCN.
Dagvoorzitter: Ans van der Wolf-Thijssen
Notulen: Wim van der Wolf
22 januari 2019

Afdrukken E-mailadres